1 − À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

OmniClinique de l’Outaouais, 28 boul. Mont-Bleu suite 202, Gatineau, Québec, J8Z 1J1

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels, Dre Marie-Ève Rivard-Morissette, par la poste à l’adresse mentionnée plus haut, ou par courriel: omniclinique_protection.renseignement.personnels@ssss.gouv.qc.ca

Au sein de notre clinique nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Médecins et professionnels de la santé

• Pratiquent leur profession selon le code de déontologie de leur ordre professionnel et donc sont soumis au secret professionnel.

• Consultent les données médicales des patients pour lesquels ils sont impliqués dans leur soins.

Agents administratifs

• Collectent les renseignements personnels nécessaires à l’ouverture de dossier et la prise de RDV.

• Transmettent les messages et les demandes des patients aux professionnels impliqués.

• Consultent les données médicales des patients pour lesquels ils sont impliqués dans leur soins.

• Numérisent les documents reçus par fax au dossier.

• Consultent seulement les dossiers et les sections pertinentes afin de répondre au besoin du patient.

• S’engagent à ne divulguer aucun renseignement personnel à un tier.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

• Formation à l’interne et rappel lors des évaluations périodiques des règles entourant la confidentialité des renseignements personnels

• Formulaires d’engagement à respecter la confidentialité des renseignements personnels lors de l’embauche.

2 − Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par:

• « Incident de confidentialité »

  1. (i) l’accès non autorisé par la loi à unrenseignement personnel;
  2. (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’unrenseignement personnel;
  3. (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou
  4. (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

• « Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3 − Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Lors de la prise de RDV ou de l’ouverture de votre dossier médical, nous vous demandons vos renseignements personnels. (Votre professionnel traitant a aussi accès aux informations contenues dans votre dossier santé Québec si vous y avez consenti.) Le guichet d’accès à un médecin de famille et le guichet d’accès populationnel nous fournissent aussi des renseignements sur vous.

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Nom, prénom, date de naissance, numéro de RAMQ, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, personne contact au besoin, nom du tuteur ou du mandataire si échéant, numéro de votre pharmacie, tous les renseignements médicaux colligés à votre dossier médical électronique par les professionnelset médecins du GMF, informations relatives aux paiements comme mode depaiement, date et heure et le montant du paiement.

Lors d’une demande d’emploi à notre clinique, nous recueillons les renseignements contenus dans votre CV, votre lettre de motivation ou tous renseignements que vous décidez de partager avec nous dans le cadre du processus d’embauche. Nous collectons aussi les renseignements sur nos employés nécessaires en vertus des lois du travail et des lois fiscales.

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?

Directement auprès de vous, auprès du guichet d’accès à un médecin de famille, du guichet d’accès populationnel, du dossier Santé Québec et auprès des établissements du réseau.

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

• Vérification de l’identité de nos patients

• Communiquer avec vous pour la prise de RDV et vous transmettre de l’information.

• Identifier votre dossier médical.

• Pour assurer la continuité des soins médicaux administrés (rédiger votre dossier médical, faire des demandes de consultation, des requêtes d’examens, compléter les formulaires ou certificats médicaux à votre demande, rédiger des prescriptions médicales)

• Fournir nos services à nos patients

• Administrer le dossier de nos patients

• Répondreà vos demandes et vos questions

• Facturer nos services à la RAMQ

• Vous protéger contre les erreurs et la fraude

• Surveiller et enquêter en cas d’incident et gérer les réclamations

• Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires.

Pour nos employés: afin d’assurer la gestion du personnel et des paies.

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

Selon les renseignements personnels que vous refusez de partager, il se pourrait que nous soyons dans l’impossibilité de vous offrir le service demandé.

Pour nos employés, il ne sera pas possible de travailler pour notre clinique.

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

• Le personnel administratif de notre GMF

• Les professionnels, les médecins et les apprenants de notre GMF qui sont impliqués dans vos soins de santé

• Le personnel de notre agence de facturation

• La technicienne comptable, le comptable, les médecins impliqués dans la gestion ont accès aux renseignements personnels sur nos employés qui sont nécessaires à leur fonction

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels sans votre consentement. Si vous consentez à partager vos renseignements personnels avec un tier, nous enverrons les informations via fax, via le courrier interne du CISSSO ou via notre courriel sécurisé fourni par le CISSSO ou selon votre modalité choisie sipossible.

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Pendant la  durée de vie de la conservation de votre dossier médical (CF règles du CMQ).

Pour les employés, tant qu’ils seront en fonction à la clinique.

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

Le risque principal est un incident de confidentialité tel que définit plus haut.

Où allons-nous conservervos renseignements personnels?

Dans votre dossier médical électrique ou votre dossier papier le cas échéant.

Les renseignements de nos employés sont dans un classeur sous clé.

4 − Quels produits technologiques utilisons-nous ?

5 − Mesures de sécurité́ etrisques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6 − Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité́ publique ou de poursuite des infractions

6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2 Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;

2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7 − Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

8 − Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants:

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.

• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à     plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.

• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec     si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante: Commission d'accès à l'information du Québec.

• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un formattechnologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9 − Comment utilisons-nous les témoins de navigation?

Nous n’utilisons pas de témoins de navigation.

10 − Sites de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

11 − Décisions entièrement automatisées

Nous n’utilisons pas de technologie qui prend des décisions de manière automatisée.

12 − Technologies d’identification, de profilage, ou localisation

Nous n’utilisons pas de technologies d’identification, de profilage ou de localisation.

13 − Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.